Plex Coffee delivers fast, personal service with ChatGPT

Plex Coffee 的创立始终围绕着三大承诺：高性价比、便捷体验以及温馨的社区氛围。受科技行业的启发，联合创始人 Philipp Cheng 和 Max Kamp 以“精益创业”的思维经营咖啡馆。“从人才招募到供应链管理，凡是能自动化的流程，我们都实现了自动化，”Cheng 说道。然而，随着 Plex 的门店规模从 1 家扩张到 4 家，创始人面临了传统自动化手段无法解决的新挑战。而 ChatGPT Business，顺理成章地成为理想的解决方案。“我们团队中的每个人本来就已经在独立使用 ChatGPT，并且非常熟悉这款工具。定制 GPT 的功能则让我们可以针对各种使用场景打造专门的微型工具。”在创业初期，新员工都由创始人亲手带教。但随着更多咖啡师和店长加入，想要守住那种“以人为本、关注每位顾客需求”的品牌文化变得愈发困难。“刚起步时，我和 Max 是亲自守在柜台后的。每一位新入职的咖啡师，都是由我们手把手教他们如何与顾客互动、如何调制各类饮品、如何处理店内突发状况，”Cheng 回忆道，“但随着规模扩大，想让每一位新员工都浸润在同样的文化氛围里，变得越来越难。”随着 Plex 不断发展，两大难题浮出水面：知识共享碎片化与培训标准不统一。由于兼职人员轮班频繁，WhatsApp 群组里的常规问题呈爆炸式增长 — 从某个物件的摆放位置，到特定流程的细节，不一而足。“知识共享变得异常艰难，导致大家在 WhatsApp 上被信息轰炸...店长们根本无法集中精力处理核心事务，”Cheng 解释道。与此同时，标准化的培训也难以为继。随着团队壮大，店长们几乎腾不出时间来指导新员工关于品牌文化和客户体验的内容。Cheng 曾尝试分发一份长达 25 页的员工手册，但结果是“根本没人真正去读它”。Plex 最初尝试在 Notion 中对知识进行集中管理，但很快就遇到了瓶颈。“关键字搜索的效果并不理想，因为每个人描述同一事物时用的词都不一样，”Cheng 表示。随后，团队启用了 Notion 连接器。该功能允许 ChatGPT 结合 Notion 文件和维基页面中的背景信息进行回答，员工只需使用自然语言提问，即可获取所需信息。“这让我们处理特定问题时的 WhatsApp 消息量减少了 50% 以上，因为大家现在知道去哪里找答案了，”Cheng 说道。店员们通过店内的 iPad 与 ChatGPT 沟通，省下来的精力重新投入到 Plex 最看重的事项上：社区运营与活动策划。这让店长们终于有时间去开展这些工作。借助 ChatGPT Business，Cheng 能够以一种全新的方式利用那份 25 页的员工手册：“我将手册上传到一个自定义 GPT 中，并将其附在入职邮件里分享给新员工。”这个 GPT 经过指令设定，不仅能教授公司的核心价值观，还能解答诸如“Plex 的咖啡豆产自哪里”等技术性细节。“它不再是生硬地堆砌信息，而是通过对话的方式，以一种更具吸引力的形式进行传递，”Cheng 表示。这意味着员工对知识的掌握更加牢固，店长也不再需要花费大量时间去带教每一位新入职者：“入职培训周期已从数周缩短至数天。”在解决了入职培训与知识共享难题后，Plex Coffee 开始尝试将 ChatGPT Business 应用于更多领域：扩张调研：随着 Plex 的壮大，Cheng 利用 ChatGPT Business 来评估新店选址：“我通过深度研究 (Deep Research) 工具，对不同时间段的客流量及潜在营收进行预测估算。”洞察需求波动：当出现极度冷清或异常火爆的营业日（或周）时，“ChatGPT 通常能给出令人惊叹的解释，比如有多少学生正在离校，或者当周发生了哪些活动。能够即时且深入地理解需求模式，其价值是无法估量的，”Cheng 说道。自动化补货下单：由于每家供应商都有不同的门户网站和操作流程，向供应商下单非常耗时。为了解决这个问题，Plex 正在“尝试通过智能体 (Agent) 直接向供应商下单，”Cheng 透露。对于一家跨城市经营的连锁品牌而言，这能有效减少重复性的行政工作，并确保库存始终充足。入职培训周期从数周缩短至数天有关运营咨询的 WhatsApp 消息减少了 50% 以上店长重新获得专注时间，用于社区运营与互动跨门店培训变得更快速、更标准提升了对需求模式洞察及扩张规划的可见度对 Cheng 而言，引入 AI 让 Plex Coffee 变得更具韧性和适应性。“通过从现在起就将 AI 融入日常流程，我们能对技术的发展趋势保持更敏锐的洞察。无论你身处哪个行业，都能从中获得巨大的价值。”—Philipp Cheng，Plex Coffee 联合创始人Plex Coffee 计划在保持精益运营的同时，将门店规模扩张至 10 家，并将 ChatGPT Business 视为规模化进程中不可或缺的协作伙伴。然而，除了纯粹的效率提升，AI 正在为服务行业中“人”的一面创造蓬勃发展的空间。咖啡师能够腾出时间与顾客交流、营造温馨气氛，并确保即便在公司壮大过程中，咖啡馆的体验依然充满人情味。